Thủ tục xuất khẩu cà phê | Hồ sơ, giấy phép, quy trình cần biết

Cà phê là một trong những mặt hàng nông sản xuất khẩu chủ lực của Việt Nam, mang về hàng tỷ USD mỗi năm và khẳng định vị thế số 2 thế giới về xuất khẩu. Tuy nhiên, để đưa cà phê ra thị trường quốc tế, doanh nghiệp cần nắm rõ thủ tục xuất khẩu cà phê theo quy định hải quan. Bài viết dưới đây của Lacco Logistics sẽ giúp bạn hiểu rõ hồ sơ, quy trình và những lưu ý quan trọng khi thực hiện.

Cơ sở pháp lý về xuất khẩu cà phê

Trước khi xuất khẩu cà phê, các bạn cần tìm hiểu kỹ về các quy định, căn cứ pháp lý. Từ đó xác định điều kiện, tiêu chuẩn cũng như các yếu tố cần chuẩn bị để xuất khẩu cà phê ra thị trường quốc tế. Cụ thể, các bạn có thể tham khảo một số thông tư, nghị định sau:

- Luật Hải quan 2014

- Thông tư 39/2018/TT-BTC (sửa đổi Thông tư 38/2015/TT-BTC) hướng dẫn thủ tục hải quan, hồ sơ hải quan khi làm thủ tục xuất khẩu cà phê

- Điều 4, Nghị định 69/2018/NĐ-CP, quy định về Thủ tục xuất khẩu, nhập khẩu

- Thông tư số 04/2014/TT-BTC ngày 27/01/2014 của Bộ Công thương, cà phê không nằm trong danh mục các mặt hàng bị cấm xuất khẩu hoặc hạn chế xuất khẩu. 

-  Thông tư số 75/2009/TT-BNNPTNT, được Ban hành ngày 07/07/2009 của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, quy định về tiêu chuẩn quốc gia về điều kiện vệ sinh an toàn thực phẩm đối với hoạt động sản xuất nông sản, cũng là một yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp xuất khẩu cà phê cần chú ý. 

Với cà phê chế biến, hòa tan, doanh nghiệp cần đảm bảo tiêu chuẩn an toàn thực phẩm và nhãn mác theo quy định quốc tế.

HS CODE và thuế xuất khẩu cho mặt hàng cà phê

Cà phê có HS thuộc Chương 9: Cà phê, Chè, Chè PARAGOAY và các loại gia vị:

Thuế xuất khẩu: 0%

Chi tiết các khoản thuế xuất khẩu cà phê theo từng thị trường khác nhau, các bạn có thể tham khảo chi tiết tại: Biểu thuế xuất nhập khẩu 2025

Hồ sơ, chứng từ cần chuẩn bị khi xuất khẩu cà phê

Hồ sơ hải quan cơ bản

Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ:

- Hồ sơ hải quan xuất khẩu cà phê hạt tuân theo khoản 5 điều 1 thông tư 39/2018/TT-BTC (sửa đổi điều 16 thông tư 38/2015/TT-BTC). Hàng không thuộc diện quản lý chuyên ngành.

- Quá trình ký V5, có thể doanh nghiệp chuẩn bị đính kèm các chứng từ sau:

- Commercial Invoice, Packing List, Bill of Lading

-  Giấy tờ đầu vào hàng hóa (hóa đơn, bảng kê thu mua)

- Các chứng từ và yêu cầu từ nước nhập khẩu

- Certificate of Origin (C/O nếu có): Chứng nhận xuất xứ (C/O) – tùy theo yêu cầu thị trường nhập khẩu (C/O form EUR.1, Form AJ, CPTPP, RCEP...).

- Tờ khai hải quan

Chứng từ chuyên ngành (nếu có)

- Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (Phytosanitary Certificate) do Cục Bảo vệ Thực vật cấp.

- Giấy chứng nhận hun trùng (Fumigation Certificate) – trong trường hợp lô hàng yêu cầu.

- Chứng nhận chất lượng, an toàn thực phẩm (nếu đối tác nhập khẩu yêu cầu).

Quy trình thủ tục xuất khẩu cà phê chi tiết

Bước 1 – Chuẩn bị hàng hóa

Thu gom, phân loại cà phê nhân hoặc cà phê chế biến.

Đóng gói theo tiêu chuẩn quốc tế (bao tải đay, container, hoặc bao bì hút chân không).

Dán nhãn hàng hóa đầy đủ thông tin: tên sản phẩm, xuất xứ, ngày sản xuất, hạn sử dụng.

Bước 2 – Kiểm dịch thực vật và hun trùng

Đăng ký kiểm dịch tại Chi cục Kiểm dịch thực vật vùng.

Thực hiện hun trùng (nếu cần) để đáp ứng quy định của thị trường nhập khẩu.

Bước 3 – Mở tờ khai hải quan

Khai báo trên hệ thống VNACCS/VCIS.

Nộp hồ sơ hải quan điện tử kèm các chứng từ liên quan.

Nhận phân luồng tờ khai (xanh, vàng, đỏ).

Bước 4 – Thông quan và vận chuyển quốc tế

Sau khi hoàn tất kiểm tra, hải quan chấp nhận thông quan.

Doanh nghiệp thực hiện vận chuyển bằng đường biển (FCL, LCL) hoặc đường hàng không tùy đơn hàng.

Cung cấp vận đơn và chứng từ cho khách hàng nhập khẩu.

Lưu ý quan trọng khi xuất khẩu cà phê

Xuất khẩu cà phê mang lại giá trị kinh tế lớn, nhưng để lô hàng được thông quan thuận lợi và đáp ứng yêu cầu của thị trường quốc tế, doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng từ khâu chất lượng, bao bì, nhãn mác cho đến thủ tục hải quan. Dưới đây là những lưu ý quan trọng khi xuất khẩu cà phê mà các doanh nghiệp Việt Nam không nên bỏ qua.

Tuân thủ tiêu chuẩn chất lượng quốc tế

EU: Yêu cầu nghiêm ngặt về dư lượng thuốc bảo vệ thực vật, kim loại nặng, độc tố nấm mốc (Ochratoxin A, Aflatoxin).

Mỹ: Đòi hỏi cà phê đạt chuẩn của FDA, quy định khắt khe về an toàn thực phẩm và nhãn mác.

Nhật Bản: Đặc biệt kiểm soát chỉ tiêu vi sinh, hóa chất bảo quản.
Doanh nghiệp cần kiểm định chất lượng tại các phòng thí nghiệm đạt chuẩn trước khi xuất khẩu.

Tham khảo thêm: Tiêu chuẩn xuất khẩu cà phê sang châu Âu chi tiết nhất

Đóng gói và bảo quản đúng chuẩn

Cà phê nhân thường đóng trong bao tải đay 60kg hoặc 50kg có lót PE bên trong.

Cà phê chế biến, cà phê rang xay, cà phê hòa tan cần bao bì chống ẩm, hút chân không hoặc túi zip để giữ hương vị.

Container phải được hun trùng, khử trùng để tránh nấm mốc, côn trùng trong quá trình vận chuyển dài ngày.

Chuẩn bị nhãn mác và chứng từ đầy đủ

Nhãn phải thể hiện rõ: tên hàng hóa, xuất xứ, trọng lượng, ngày sản xuất, hạn sử dụng, hướng dẫn bảo quản.

Đảm bảo phù hợp với ngôn ngữ và quy định nhập khẩu của từng thị trường (ví dụ: tiếng Đức khi vào Đức, tiếng Nhật khi vào Nhật Bản).

C/O (chứng nhận xuất xứ) cần xin đúng form để hưởng ưu đãi thuế quan từ các FTA (EVFTA, CPTPP, RCEP...).

Kiểm dịch thực vật và an toàn vệ sinh thực phẩm

Mọi lô hàng cà phê xuất khẩu bắt buộc phải có Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (Phytosanitary Certificate).

Một số thị trường yêu cầu thêm Giấy chứng nhận hun trùng (Fumigation Certificate) và Chứng nhận an toàn thực phẩm.
Nếu thiếu giấy tờ này, lô hàng dễ bị giữ lại tại cảng hoặc bị trả về.

Lựa chọn điều kiện giao hàng quốc tế (Incoterms) phù hợp

FOB (Free On Board): Người bán chịu trách nhiệm đến khi hàng lên tàu, thích hợp cho doanh nghiệp có kinh nghiệm.

CIF (Cost, Insurance, Freight): Người bán trả cước và bảo hiểm đến cảng đích, giúp người mua yên tâm hơn.

Doanh nghiệp nên thống nhất rõ với đối tác để tránh tranh chấp phát sinh.

Tối ưu logistics và thủ tục hải quan

Làm việc với đơn vị logistics uy tín giúp tiết kiệm chi phí vận tải, giảm rủi ro chậm trễ.

Nên khai báo hải quan chính xác, tránh sai sót về mã HS code, số lượng hoặc giá trị, bởi điều này có thể dẫn đến phạt chậm thông quan.

Sử dụng dịch vụ trọn gói (thủ tục hải quan + vận chuyển + chứng từ) để đảm bảo tiến độ.

Nắm vững các lưu ý về chất lượng, bao bì, chứng từ và thủ tục hải quan sẽ giúp doanh nghiệp xuất khẩu cà phê thuận lợi, giảm rủi ro và nâng cao uy tín trên thị trường quốc tế. Đây là yếu tố quyết định để cà phê Việt Nam giữ vững uy tín, cạnh tranh sòng phẳng tại các thị trường khó tính như EU, Mỹ và Nhật Bản.

Kết luận

Xuất khẩu cà phê là cơ hội lớn cho doanh nghiệp Việt Nam, nhưng thủ tục hải quan đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ nghiêm ngặt. Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, chứng từ và nắm rõ quy trình sẽ giúp lô hàng thông quan nhanh chóng, tránh phát sinh chi phí.

Với gần 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực thủ tục hải quan và logistics quốc tế, Lacco Logistics cam kết mang đến giải pháp xuất khẩu cà phê trọn gói, an toàn, đúng tiến độ và tối ưu chi phí cho doanh nghiệp. Liên hệ ngay với Lacco Logistics để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ thủ tục xuất khẩu cà phê chuyên nghiệp nhất.

Chi tiết liên hệ:

- Email: info@lacco.com.vn 

- Hotline: 0906 23 55 99

- Website: https://lacco.com.vn